Adatkezelési tájékoztató

Hatályos: 2026. szeptember 17-től

Adatkezelő és üzemeltető

Fő adatmegőrzési szabályok

Jelen tájékoztató az AIsegít weboldal, ügyfélportál és AI-alapú szolgáltatások adatkezelését foglalja össze, beleértve az ügyfelek weboldalára telepített AI-chat szolgáltatás adatfeldolgozási modelljét is.

1. Az adatkezelő adatai

Az AIsegít szolgáltatás üzemeltetője a Sipos Kft. (székhely: 2030 Érd, Iparos u. 34.; cégjegyzékszám: 13-09-071846; adószám: 12125571-2-13).

Kapcsolattartási és adatvédelmi e-mail cím: gergely.bokonyi@siposkft.hu. Telefon: +36 30 530 7139.

A továbbiakban: Adatkezelő, Sipos Kft. vagy AIsegít.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató különösen az aisegit.hu, az app.aisegit.hu, az AIsegít saját kapcsolatfelvételi és ajánlatkérési folyamatai, az AIsegít ügyfélfiókjai, valamint az AIsegít által nyújtott AI-alapú szolgáltatások adatkezelésére vonatkozik.

A személyes adatok kezelése elsősorban az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), valamint az alkalmazandó magyar és európai uniós adatvédelmi szabályok alapján történik.

2. Az adatkezelés alapelvei

A Sipos Kft. a személyes adatok kezelése során különösen az alábbi alapelveket követi:

• jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság;
• célhoz kötöttség;
• adattakarékosság;
• pontosság;
• korlátozott tárolhatóság;
• megfelelő adatbiztonság;
• elszámoltathatóság.

A Sipos Kft. kizárólag olyan személyes adatokat kíván kezelni, amelyek az adott szolgáltatás működtetéséhez vagy az érintett által kezdeményezett kapcsolatfelvételhez szükségesek.

3. Kapcsolatfelvétel és ajánlatkérés az aisegit.hu oldalon

A weboldalon elérhető kapcsolatfelvételi és ajánlatkérési lehetőségek használatakor az alábbi személyes adatok kezelhetők:

• név;
• cégnév;
• e-mail cím;
• telefonszám;
• weboldal címe;
• az üzenet tartalma;
• az érintett által önkéntesen megadott egyéb információ.

Az adatkezelés célja

• érdeklődések fogadása;
• kapcsolatfelvétel;
• ajánlat készítése;
• szolgáltatások bemutatása;
• konzultáció megszervezése;
• szerződéskötést megelőző kommunikáció.

Jogalap

Amennyiben a megkeresés szolgáltatás igénybevételére vagy szerződés megkötésére irányul, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti, az érintett kérésére történő szerződéskötést megelőző intézkedés.

Egyéb üzleti kapcsolatfelvétel esetén az adatkezelés a Sipos Kft. ügyfélkapcsolatok kezeléséhez fűződő jogos érdekén alapulhat a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerint.

Megőrzési idő

A kapcsolatfelvételhez és ajánlatkéréshez kapcsolódó adatokat legfeljebb 12 hónapig őrizzük meg, amennyiben abból nem jön létre szerződés. Szerződéskötés esetén az adatok a szerződéses ügyfélkapcsolat részévé válhatnak.

4. AIsegít ügyfélfiók

Az AIsegít szolgáltatásainak használatához ügyfélfiók hozható létre az app.aisegit.hu felületen. A kezelt adatok különösen:

• név;
• e-mail cím;
• telefonszám;
• cégnév;
• székhely;
• adószám;
• felhasználói jogosultság;
• fiókazonosítók és bejelentkezéssel kapcsolatos technikai információk;
• szolgáltatásbeállítások;
• használati információk.

Cél

• ügyfélfiók biztosítása;
• felhasználó azonosítása;
• jogosultságkezelés;
• igénybe vett szolgáltatások kezelése;
• AIsegít szolgáltatások konfigurálása;
• ügyféltámogatás;
• informatikai biztonság.

Jogalap

Az adatkezelés fő jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződés teljesítése, illetve szerződéskötést megelőző intézkedések megtétele. Biztonsági és visszaélés-megelőzési naplózások esetén az adatkezelés a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti jogos érdeken is alapulhat.

Megőrzési idő

Az ügyfélfiók adatai alapvetően a szerződés fennállásának időtartama alatt kerülnek kezelésre. A szerződés megszűnését követően azon adatok, amelyek további tárolására jogi igény érvényesítése vagy jogszabályi kötelezettség miatt szükség van, a vonatkozó határidőig megőrizhetők.

5. Szerződéses és számlázási adatok

A Sipos Kft. az AIsegít szolgáltatásokat jelenleg havi számlázás mellett értékesíti. A szerződés és a számlázás során különösen az alábbi adatok kezelhetők:

• kapcsolattartó neve;
• kapcsolattartó e-mail címe;
• telefonszám;
• cégnév;
• székhely;
• számlázási cím;
• adószám;
• szerződés adatai;
• igénybe vett szolgáltatások;
• számlázáshoz szükséges adatok.

Jogalap és megőrzés

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerinti szerződés teljesítése, valamint a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése. A számviteli bizonylatokat a vonatkozó magyar számviteli szabályok alapján legalább 8 évig kell megőrizni.

6. AIsegít Chat az AIsegít saját weboldalán

Amennyiben az aisegit.hu saját AI-asszisztenst működtet, a chat használata során különösen az alábbi adatok kezelhetők:

• a beszélgetés teljes tartalma;
• a felhasználó által megadott név;
• e-mail cím;
• telefonszám;
• cégnév;
• érdeklődés tárgya;
• technikai és munkamenet-adatok;
• IP-cím és biztonsági naplóadatok;
• dátum és időpont.

A chat használata során a felhasználó által szabad szövegben megadott további személyes adatok is a beszélgetés részévé válhatnak.

Cél

• kérdések megválaszolása;
• szolgáltatások bemutatása;
• érdeklődők kiszolgálása;
• ajánlatkérések és kapcsolatfelvételi igények kezelése;
• ügyfélszolgálat;
• a szolgáltatás működésének és biztonságának biztosítása.

AI-rendszer használata és átláthatóság

A chat mesterséges intelligenciával működő rendszert használ. A felhasználót a chatfelületen egyértelműen tájékoztatni kell arról, hogy mesterséges intelligenciával kommunikál. Az Európai Unió AI Act rendeletének átláthatósági követelményei szerint az ilyen tájékoztatást világosan és felismerhetően, legkésőbb az első interakciókor kell biztosítani.

Megőrzési idő

A teljes AI-chat beszélgetést a rendszer a beszélgetés lezárásától számított 30 napig tárolja. A 30 napos határidő letelte után a beszélgetés automatikusan törlésre kerül a működő AIsegít rendszerből.

7. Leadek és ajánlatkérések

Amennyiben a chat vagy más AIsegít szolgáltatás használata során a felhasználó ajánlatot, visszahívást, bemutatót vagy más kapcsolatfelvételt kér, a beszélgetésből külön lead hozható létre. A lead különösen az alábbi adatokat tartalmazhatja:

• név;
• e-mail cím;
• telefonszám;
• cégnév;
• érdeklődés tárgya;
• az érdeklődés forrása;
• rövid megjegyzés vagy üzenet;
• kapcsolatfelvétel állapota.

Megőrzési idő

A külön leadként rögzített adatokat legfeljebb 12 hónapig tároljuk. A chatbeszélgetés 30 nap utáni törlése nem eredményezi automatikusan a külön leadként rögzített adatok törlését.

8. Az AIsegít ügyfeleinek weboldalán működő AI Chat

Amennyiben valamely vállalkozás az AIsegít Chat szolgáltatást saját weboldalára vagy más digitális felületére telepíti, akkor a személyes adatok kezelésének célját és alapvető körülményeit főszabály szerint az adott vállalkozás határozza meg.

A Sipos Kft. az ügyfél utasításai alapján biztosítja a szolgáltatás technikai működését, és az ügyfél által meghatározott adatkezelési célok érdekében kezeli az adatokat. Az adatkezelő és az adatfeldolgozó közötti jogviszonyt a GDPR 28. cikke szerinti adatfeldolgozói megállapodásban kell rendezni.

9. Az ügyféloldali beszélgetések kezelése

Az AIsegít Chat az ügyfelek weboldalán folytatott beszélgetések teljes tartalmát technikailag az AIsegít rendszerében tárolja. A beszélgetésekhez és leadekhez az adott szerződött AIsegít ügyfél fér hozzá az ügyfélfiókján keresztül.

A Sipos Kft. az így kezelt adatokat nem használja saját értékesítési, direkt marketing-, profilalkotási vagy más, az ügyféltől független célra, és azokat nem értékesíti.

A Sipos Kft. oldaláról történő hozzáférés kizárólag olyan esetekben történhet, amikor ez a szolgáltatás működtetéséhez, hibajavításhoz, biztonsági esemény kezeléséhez, ügyféltámogatáshoz vagy az adatkezelő dokumentált utasításának végrehajtásához szükséges.

10. Az ügyféloldali AI-chat beszélgetések megőrzése

Az AIsegít szolgáltatás valamennyi ügyfele esetében egységes adatmegőrzési szabály kerül alkalmazásra.

A 30 napos megőrzési idő nem ügyfélspecifikus és nem módosítható. A megőrzési idő lejártát követően a beszélgetéseket az AIsegít működő rendszeréből automatikusan törölni kell. A külön leadként létrehozott adatokat a beszélgetéstől elkülönítetten legfeljebb 12 hónapig lehet kezelni.

11. OpenAI API használata

Az AIsegít mesterséges intelligencián alapuló funkcióinak biztosításához OpenAI API szolgáltatást használ. Ennek során a felhasználó által megadott kérdések, a beszélgetés releváns részei és a válasz előállításához szükséges adatok továbbításra kerülhetnek az OpenAI rendszerébe.

Az Európai Gazdasági Térségben működő ügyfelek esetén a vonatkozó adatfeldolgozási feltételek szerint az OpenAI Ireland Ltd. járhat el szerződéses adatfeldolgozóként, illetve az AIsegít ügyfelei részére végzett adatfeldolgozás esetén további adatfeldolgozóként.

Az OpenAI API-ra továbbított üzleti adatokat a szolgáltató aktuális API-feltételei szerint alapértelmezés szerint nem használja modelljeinek betanítására vagy fejlesztésére, kivéve, ha az ügyfél erre külön engedélyt ad. Bizonyos API-funkciók esetén naplózási vagy alkalmazásállapot-tárolási időszakok alkalmazhatók; ezért az AIsegít tényleges technikai konfigurációját ezekkel összhangban kell fenntartani.

12. Különleges személyes adatok

Az AIsegít Chat szolgáltatás nem kéri a felhasználóktól különleges személyes adatok megadását. Kérjük, lehetőség szerint ne adjon meg a chatben például:

• egészségügyi adatot;
• biometrikus adatot;
• politikai véleményt;
• vallási vagy világnézeti meggyőződésre vonatkozó adatot;
• szexuális életre vagy szexuális irányultságra vonatkozó adatot;
• egyéb, a kérdés megválaszolásához nem szükséges érzékeny információt.

Amennyiben a felhasználó saját döntése alapján ilyen információt ír a szabad szöveges chatbe, az technikailag a beszélgetés részévé válhat és a jelen tájékoztatóban meghatározott megőrzési szabályok szerint kezelhető.

13. Automatizált döntéshozatal

Az AIsegít rendszerei automatikusan válaszokat generálhatnak, kérdéseket kategorizálhatnak, leadeket hozhatnak létre, érdeklődési témát állapíthatnak meg, illetve az ügyintézést támogató információkat állíthatnak elő.

Az AIsegít szolgáltatás jelenlegi rendeltetése szerint ezek a funkciók nem szolgálnak arra, hogy természetes személyre nézve kizárólag automatizált módon joghatással járó vagy hasonlóan jelentős döntést hozzanak. Amennyiben ilyen funkció a jövőben bevezetésre kerül, a tájékoztatót a bevezetés előtt módosítani kell.

14. Hírlevél és marketingkommunikáció

Az AIsegít a jövőben hírlevelet, termékinformációt, ajánlatot és egyéb marketingkommunikációt küldhet azok részére, akik ehhez megfelelő hozzájárulást adtak.

Kezelt adatok lehetnek: név, e-mail cím, cégnév, valamint a marketing-hozzájárulás ténye és időpontja.

Jogalap

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerinti hozzájárulás. A hozzájárulás bármikor visszavonható, és a visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét. Az elektronikus direkt marketing során a vonatkozó magyar jogszabályi követelményeket is be kell tartani.

15. Technikai és biztonsági naplóadatok

A weboldal és az AIsegít szolgáltatások használata során technikai adatok kerülhetnek automatikusan naplózásra, például:

• IP-cím;
• időpont;
• böngésző típusa;
• operációs rendszer;
• munkamenet-azonosító;
• hozzáférési és rendszeresemények;
• hibák;
• sikertelen bejelentkezések;
• biztonsági események.

Cél és jogalap

A naplózás célja a szolgáltatás működtetése, informatikai biztonság, visszaélések megelőzése, hibakeresés és jogosulatlan hozzáférések észlelése. Jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti, a Sipos Kft. szolgáltatásainak és informatikai rendszereinek biztonságához fűződő jogos érdek.

Az ilyen naplóadatokat a cél megvalósításához szükséges ideig tároljuk, biztonsági incidens esetén pedig az adott ügy kivizsgálásához és lezárásához szükséges ideig.

16. Adatfeldolgozók és további adatfeldolgozók

A Sipos Kft. a szolgáltatás működtetéséhez külső szolgáltatókat vehet igénybe. A jelenlegi, illetve tervezett fő adatfeldolgozói kör különösen:

DotRoll Kft.

Szolgáltatás: VPS, szerver- és tárhely-infrastruktúra. Az AIsegít rendszerének alkalmazásai és adatbázisa DotRoll által biztosított infrastruktúrán működhetnek. A DotRoll a tárhely-infrastruktúrán kezelt személyes adatok tekintetében további adatfeldolgozóként működhet közre.

OpenAI Ireland Ltd.

Szolgáltatás: AI-feldolgozás az OpenAI API-n keresztül. Az OpenAI az AIsegít saját adatkezelése esetén adatfeldolgozóként, az AIsegít ügyfelei részére végzett adatfeldolgozás esetén pedig további adatfeldolgozóként vehet részt az adatkezelésben.

Microsoft 365

Szolgáltatás: üzleti e-mail és kapcsolódó kommunikációs szolgáltatások. A Microsoft 365 használata során személyes adatok a szolgáltató infrastruktúráján kerülhetnek feldolgozásra.

Az adatfeldolgozók köre a szolgáltatás fejlődésével változhat. A lényeges változásokat a Sipos Kft. jelen tájékoztatóban átvezeti, valamint szükség szerint frissíti az ügyfelekkel kötött adatfeldolgozói megállapodásokat és al-adatfeldolgozói listákat.

17. Harmadik országba történő adattovábbítás

Az AIsegít egyes szolgáltatói nemzetközi vállalatcsoporthoz tartoznak, ezért bizonyos személyes adatok az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokban is feldolgozásra kerülhetnek. Ilyen adattovábbítás kizárólag a GDPR V. fejezetében meghatározott megfelelő jogi garanciák mellett történhet, ideértve adott esetben az Európai Bizottság megfelelőségi határozatát vagy az általános szerződési feltételek (Standard Contractual Clauses, SCC) alkalmazását.

18. Sütik és külső mérési szolgáltatások

Az AIsegít weboldala a szolgáltatás működéséhez szükséges technikai sütiket használhat. A Sipos Kft. tervezi többek között az alábbi szolgáltatások későbbi alkalmazását:

• Google Analytics;
• Google Ads;
• Meta Pixel;
• Microsoft Clarity;
• reCAPTCHA.

Ezek a szolgáltatások jelenleg még nem képezik automatikusan a jelen tájékoztató szerinti aktív adatkezelés részét. Bevezetésük előtt az adatkezelési tájékoztatót aktualizálni kell, szükség szerint külön Cookie/Süti tájékoztatót és hozzájáruláskezelő rendszert kell alkalmazni, és a nem szükséges analitikai vagy marketing technológiák csak a szükséges hozzájárulás megszerzését követően aktiválhatók.

19. Adatbiztonság

A Sipos Kft. a személyes adatok védelme érdekében az adatkezelés kockázatához igazodó technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz. Ide tartozhat különösen:

• titkosított HTTPS-kapcsolat;
• hozzáférés-szabályozás;
• szerepkör-alapú jogosultságkezelés;
• tenantok adatainak elkülönítése;
• jelszavak biztonságos kezelése;
• naplózás;
• biztonsági mentések;
• rendszeres frissítések;
• hozzáférések korlátozása;
• API-kulcsok és egyéb titkok szerveroldali kezelése.

A felsorolt intézkedéseket a tényleges rendszerarchitektúrával és üzemeltetési gyakorlattal összhangban kell fenntartani. Amennyiben a technikai megoldás lényegesen változik, a tájékoztató megfelelő részeit felül kell vizsgálni.

20. Az érintett jogai

Az érintett a GDPR-ban meghatározott feltételek szerint jogosult különösen:

• tájékoztatást kérni személyes adatainak kezeléséről;
• személyes adataihoz hozzáférést kérni;
• adatainak helyesbítését kérni;
• adatainak törlését kérni;
• az adatkezelés korlátozását kérni;
• az adatkezelés ellen tiltakozni;
• az adathordozhatósághoz való jogával élni;
• hozzájárulását bármikor visszavonni, amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul;
• felügyeleti hatósághoz panaszt benyújtani;
• bírósági jogorvoslatot igénybe venni.

Az egyes jogok gyakorlása az adott adatkezelés jogalapjától és körülményeitől függhet.

21. Érintetti kérelmek

Adatvédelmi kérdés vagy érintetti kérelem az alábbi elérhetőségen nyújtható be:

Sipos Kft. 2030 Érd, Iparos u. 34. E-mail: gergely.bokonyi@siposkft.hu Telefon: +36 30 530 7139

A kérelem elbírálása során a Sipos Kft. szükség esetén kérheti a kérelmező személyazonosságának megfelelő igazolását. A Sipos Kft. a kérelmeket a GDPR-ban meghatározott határidők szerint kezeli.

22. Panasztétel

Az érintett jogosult adatvédelmi panasszal a magyar felügyeleti hatósághoz fordulni:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH) 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9. E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu Telefon: +36 1 391 1400

Az érintettet megilleti továbbá a bírósági jogorvoslat lehetősége is.

23. Az ügyfelek saját adatkezelési kötelezettsége

Az AIsegít Chat vagy más AIsegít szolgáltatás saját weboldalán történő alkalmazása esetén az AIsegít ügyfele köteles gondoskodni arról, hogy saját felhasználóit megfelelően tájékoztassa az adatkezelésről.

Az ügyfél saját adatkezelési tájékoztatójában megfelelően jeleznie kell többek között:

• az AI-chat használatát;
• a kezelt adatok körét;
• az adatkezelés célját és jogalapját;
• a 30 napos chatmegőrzési időt;
• a leadek kezelését;
• az AIsegít / Sipos Kft. adatfeldolgozói szerepét;
• szükség szerint az OpenAI további adatfeldolgozói szerepét.

Javasolt rövid tájékoztató a chatfelületen

AI-asszisztens Mesterséges intelligenciával beszélgetsz. A beszélgetés az ügyintézés és az érdeklődés kezelése érdekében 30 napig tárolásra kerülhet. Kérjük, ne adj meg szükségtelenül érzékeny személyes adatot. Adatkezelési tájékoztató

Az „Adatkezelési tájékoztató” hivatkozásnak az adott AIsegít ügyfél saját adatkezelési tájékoztatójára kell mutatnia.

24. A tájékoztató módosítása

A Sipos Kft. jogosult jelen Adatkezelési Tájékoztatót módosítani, különösen új AIsegít szolgáltatás bevezetése, új adatfeldolgozó bevonása, analitikai vagy marketing rendszer bevezetése, jogszabályváltozás vagy az adatkezelési folyamat lényeges megváltozása esetén.

A mindenkor hatályos változat az aisegit.hu weboldalon kerül közzétételre.

25. Jogszabályi és szerződéses háttér

Jelen tájékoztató elkészítése során különösen az alábbi szabályozási kereteket kell figyelembe venni:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR);
• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2024/1689 rendelete (AI Act), különösen az AI-rendszerekkel való közvetlen interakció átláthatósági szabályai;
• a vonatkozó magyar számviteli és elektronikus marketing szabályok;
• a Sipos Kft. és adatfeldolgozói között fennálló adatfeldolgozási megállapodások, így különösen a DotRoll, az OpenAI és a Microsoft 365 aktuális adatvédelmi feltételei.

Az AIsegít ügyfelei részére nyújtott adatfeldolgozói szolgáltatásokat külön, a GDPR 28. cikkének megfelelő adatfeldolgozói megállapodásban (DPA) szükséges szabályozni.